در اولین آشنایی با مکاتبات تجاری ممکن است این تصور شود که این یک سیستم بسیار پیچیده است. در حقیقت، انواع مختلف نامه های کسب و کار آشکارا به نیاز فردی در تعامل بستگی دارد.
نامه کاری در مورد همکاری
اولین پل بین شرکای ممکن ممکن است، به عنوان یک قاعده، یک نامه تجاری برای همکاری باشد. نمایندگان این دو شرکت در حال حاضر می توانند آشنا شوند و مذاکرات اولیه انجام دهند، اما تماس رسمی نامه مربوط به همکاری است.
نکات مهم برای این سند:
- تجدید نظر به یک فرد خاص؛
- اشاره به ملاقات یا منبع اطلاعات در مورد این شرکت؛
- خلاصه ای از ماده ماده؛
- جداول، قیمت ها و سایر اطلاعات اضافی بهتر است در برنامه ارسال شود.
نامه کسب و کار جلسه
اگر موفقیت آمیز باشد، گام بعدی یک نامه تجاری از جلسه خواهد بود. این نوع نامه های کسب و کار می تواند تعدادی از مراحل میان مدت مذاکرات را کاهش دهد و بر موفقیت جلسه آینده تأثیر بگذارد. حزب علاقه مند باید جزئیات را به کوچکترین جزئیات تفکر کند:
- مقررات؛
- دستور کار؛
- مفاهیم را برای گفتگو بیان کنید
- طیف وسیعی از مسائل ثانویه را که ممکن است در فرآیند بوجود آید را مشخص کنید.
- آماده سازی برنامه های اطلاعاتی، که برای طرف دیگر توصیه می شود قبل از جلسه خواندن.
چنین نامه کاری تجاری محتاطانه به جلوگیری از سوء تفاهم، اختلافات و سایر لحظات ناخوشایند که ممکن است بر نتیجه مذاکرات تأثیر بگذارد کمک کند. بر اساس نتایج مذاکرات، نامه ای تجاری دیگر در مورد جلسه نوشته شده است - اما در حال حاضر در قالب یک گزارش در مورد نتایج به دست آمده است. این امر به همین هدف هم انجام می شود: اطمینان حاصل کنید که شرکا به صراحت موافقت نامه ها را تفسیر می کنند. طرف دوم دعوت شده است تا پروتکل جلسه را تأیید کند یا به طور معمول برای یک روز تغییر کند.
سایر انواع مکاتبات تجاری
با روابط در حال حاضر روابط، اغلب، این نوع نامه های کسب و کار، مانند یک نامه کسب و کار درخواست و، بر این اساس، نامه ای-پاسخ. با هر گونه تغییر در ترتیبات یا زمانی که اطلاعات اضافی مورد نیاز است، یک شرکت یک نامه درخواست دیگر ارسال می کند.
برای حفظ روابط تجاری موجود و یا ایجاد موارد جدید، نامه های کسب و کار مانند دعوت نامه تجاری و نامه تبلیغاتی کسب و کار ارائه می شود. این شرکت می تواند یک کنفرانس، نمایشگاه، سمینار و غیره - و دعوت از شرکای واقعی و بالقوه در شخص مدیریت و یا کل تیم. برای ارسال یک نامه فروش ارزان تر خواهد بود، اما بازده آن بسیار پایین است.
اخلاق کسب و کار شامل یک نامه از قدردانی در پاسخ به انجام درخواست توسط طرف مقابل و یا برای همکاری های دیگر است.
برخی از انواع مکاتبات تجاری ممکن است برای نوشتن مشکل تر باشد. این ها عبارتند از:
- نامه کسب و کار از امتناع؛
- نامه کاری با عذر خواهی
- نامه کسب و کار ادعا؛
- نامه کسب و کار درخواست
در این اسناد، به ویژه برای نگهداری یک لحن خیرخواهانه و احترام مهم است. در مورد نامه درخواست، طبق قوانین اخلاق تجاری، فرمول محکومیت حتی در مواردی که در زندگی وجود دارد تقاضا وجود دارد.
آنچه در مکاتبات تجاری دنبال می کنید:
- یک لحظه مهم برای هر نامه تجاری، تجدید نظر به یک فرد خاص است، با تلفظ صحیح نام کامل، موقعیت، نام شرکت؛
- بدون در نظر گرفتن اینکه آیا یک نامه تجاری الکترونیکی یا یک مقاله را بنویسید - باید در کلیه اسناد شرکت باشد؛
- اخلاق، صحت و احترام - تنها تناسب قابل قبول برای نامه های تجاری.
- نامه باید در یک سبک خشک و کارآمد حفظ شود - بهتر است از اجتناب عاطفی از گفتار عادی جلوگیری شود.
نامه کسب و کار، با ذکر این نکته ها، تصور بهتر از فرستنده شما را به نمایش می گذارد. و در دنیای کسب و کار، این به باز کردن درب های راست کمک می کند.